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Eine Berliner Kita hatte Chaos und Datenschutz-Sorgen durch WhatsApp & Co. – mit der App El Kiki wurden Kommunikation, Dokumentation und Datensicherheit in wenigen Wochen klar, einfach und rechtssicher organisiert.
Das Ausgangsproblem: WhatsApp-Gruppen, Zettelwirtschaft und Datenschutz-Panik
Die Leitung einer mittelgroßen Kita in Berlin stand unter Druck: Eltern erwarteten schnelle Infos aufs Smartphone, das Team nutzte dafür mehrere inoffizielle WhatsApp-Gruppen und gelegentlich E-Mails von privaten Accounts.
Die Folgen:
- Unübersichtliche Kommunikation – wichtige Infos gingen in Chatverläufen unter.
- Private Handynummern der Mitarbeitenden wurden sichtbar.
- Fotos der Kinder kursierten in Messenger-Gruppen ohne klare Einwilligungsdokumentation.
- Die Trägerorganisation wies auf massive Datenschutz-Risiken (DSGVO) hin und forderte eine schnelle Lösung.
Die Kita-Leitung war verunsichert: Wie kann man digital, schnell und gleichzeitig rechtssicher mit Eltern kommunizieren – ohne das Team zu überfordern?
Benötigte digitale Erfahrung: Wenig Technik, aber klare Strukturen
Im Team gab es große Unterschiede im digitalen Know-how. Einige Erzieherinnen nutzten täglich Apps und Onlinebanking, andere fühlten sich schon mit E-Mails unsicher.
Was wirklich nötig war, um das Problem zu lösen:
- Grundkenntnisse im Umgang mit Smartphone oder Tablet (Tippen, Fotos machen, App öffnen).
- Verständnis für einfache Datenschutz-Grundsätze: keine privaten Geräte, keine offenen Verteilerlisten, bewusster Umgang mit Kinderfotos.
- Bereitschaft, von gewohnten, aber unsicheren Tools (WhatsApp) auf eine einheitliche Lösung umzusteigen.
Es ging also weniger um „digitale Profis“, sondern um eine intuitive Lösung, die das Team Schritt für Schritt mitnimmt.
Die Umsetzung mit „El Kiki“: Von der Analyse zur sicheren Elternkommunikation
Gemeinsam mit der Kita-Leitung sind wir in vier klaren Schritten vorgegangen:
- Bestandsaufnahme: Wir haben erfasst, welche Kanäle aktuell genutzt werden (WhatsApp, E-Mail, Zettel) und welche Daten dabei verarbeitet werden (Namen, Fotos, Telefonnummern).
- Konzept für datenschutzkonforme Kommunikation: Wir definierten, welche Informationen zukünftig ausschließlich über El Kiki laufen (Nachrichten an Eltern, Termine, Krankmeldungen, Einverständnisse für Fotos usw.).
- Technische Einrichtung:
- Anlage der Kita-Struktur in El Kiki (Gruppen, Kinder, Elternkontakte).
- Vergabe von Rollen und Rechten (Leitung, Gruppenleitung, pädagogisches Personal).
- Einrichtung sicherer Zugänge für Mitarbeitende – ohne private Handynummern sichtbar zu machen.
- Onboarding & Schulung:
- Kompakte Teamschulung vor Ort: 60 Minuten Praxis statt Theorie.
- Kurze Elterninformation mit QR-Code zum App-Download und klaren Datenschutz-Hinweisen.
- Begleitende Unterstützung in den ersten 2 Wochen per Telefon & E-Mail.
Ab diesem Zeitpunkt wurden alle Elternnachrichten, Aushänge, Termine und die Dokumentation von Abwesenheiten zentral in El Kiki gesteuert – nachvollziehbar, strukturiert und DSGVO-konform.
Herausforderung: Skepsis im Team und Datenschutz-Ängste bei den Eltern
Die größte Hürde war nicht die Technik, sondern die emotionale Skepsis:
- Ein Teil des Teams hatte Angst vor „noch mehr Aufwand“ und „Kontrolle durch die Leitung“.
- Einige Eltern waren durch Medienberichte über Datenlecks stark verunsichert und hatten Sorge, dass Fotos ihrer Kinder im Netz landen könnten.
So sind wir damit umgegangen:
- Wir haben dem Team anhand konkreter Beispiele gezeigt, wie sich ihre Arbeit vereinfacht (z.B. Vorlagen für Elternbriefe, keine Doppelpflege von Zetteln und Mails mehr).
- Wir haben gemeinsam mit der Leitung eine klare Hausregel zum Umgang mit Fotos in El Kiki formuliert und in der App hinterlegt.
- Für die Eltern gab es eine kurze Infoveranstaltung (vor Ort und als PDF), in der wir verständlich erklärt haben, wie El Kiki Daten speichert, schützt und warum die Lösung sicherer ist als WhatsApp.
Nach wenigen Wochen war die anfängliche Skepsis weitgehend verflogen – viele Eltern bedankten sich sogar für die Transparenz und die einfache Nutzung.
Die Veränderung: Mehr Sicherheit, weniger Stress – und was als Nächstes möglich ist
Durch die Einführung von El Kiki hat sich der Alltag der Kita spürbar verändert:
- Die Kommunikation ist gebündelt, nachvollziehbar und jederzeit abrufbar.
- Mitarbeitende müssen ihre privaten Nummern nicht mehr herausgeben.
- Datenschutz ist kein ständiges Risiko-Thema mehr, sondern ein geregelter Standard.
- Eltern erhalten alle Infos an einem Ort – ohne Zettel in der Garderobe oder unübersichtliche Chat-Gruppen.
Der nächste mögliche Schritt für die Kita: Weitere Funktionen von El Kiki nutzen, z.B. digitale Unfall- und Vorfall-Dokumentation, Entwicklungsdokumentation oder digitale Unterschriften für Einverständniserklärungen. So kann der gesamte Verwaltungsaufwand noch weiter reduziert werden – bei gleichzeitig höherer Qualität und Transparenz.
Ihr nächster Schritt: Welches digitale Problem gibt es in Ihrer Kita oder Schule?
Erkennen Sie Teile dieser Geschichte aus Ihrer eigenen Kita, Ihrem Hort oder Ihrer Schule wieder? Nutzen Sie noch WhatsApp-Gruppen, Zettel und private E-Mails, obwohl Ihnen Datenschutz, Sicherheit und Entlastung des Teams wichtig sind?
Wenn Sie wissen möchten, wie El Kiki Ihre Einrichtung konkret unterstützen kann, lassen Sie uns sprechen. Gemeinsam finden wir heraus, wo Ihre größte Herausforderung liegt – und wie wir sie pragmatisch, sicher und alltagstauglich lösen.